Jay的商業筆記

你計劃做的每一件事，都要以質量高的工作匯報作為前提。本文作者結合自己的工作經驗，來教大家一些工作安排與匯報的技巧。

工作協調與匯報的重要性自不必多說，這是每個職場人都需要學​​習的技能。這正印證了我最近看到的一句話，即一個人靠不靠譜，其實就看這三點：

“凡事有交代，件件有著落，事事有回音。”

接下來，作者會根據自身的一些工作經驗，教大家一套工作安排與匯報的技巧。

一、如何協調分配工作

先來說說工作協調配合。

工作中經常會遇到需要協作的事項，比如：領導下發給你一項工作，需要你和他人協作完成，這時候你可以：

1. 用5w2h或WBS梳理下要做的各事項；
2. 最重要是把他人要做的部分梳理清楚；
3. 然後協調安排他人去配合執行。

這樣做的好處是：

1. 先梳理工作而不立刻執行，能讓你對此項工作思考周全和深入；
2. 先將需要他人合作完成的部分梳理清楚，並安排下去，能讓你手裡不會堆積太多工作；
3. 你也不會因為做自己那部分工作時，因為需他人配合的部分還未交代下去，而擔心焦慮，無法專注；
4. 並行開展也有利於事情的快速高效完成，他人也會提前思考，著手處理，完成後反饋給你，也減少了你的記憶存儲負擔。

之所以強調先交代下去，再專注做自己負責部分的重要性，是因為現在公司尤其創業公司要做的事多且急，領導節奏快，不停的下發任務，一個接一個，恨不得一下子都完成。

所以，緊急機動工作，你無法一人完成的，且你手裡也堆積了很多工作，一定要分配下去。不要造成你的手裡堆積一堆工作，而下屬工作不充實，甚至沒事幹的狀態。其實，這種現像對於執行力高的初級負責人，還是很普遍的，需要時間來改進和克服。

如果你是部門負責人，最高效的做法就是，把領導下發的任務，挑出你已駕輕就熟的部分，出個思路，1、2、3點派發給下屬即可；下屬先著手做，做完後，你來給出修改意見即可。

別在自己手裡積壓任務，比如：產品經理這一崗位，每天需求來源眾多，文檔方案、功能需求、用戶體驗反饋等等。記錄下來後，接下來就是找到可交代給技術、產品助理、UI等的工作內容，梳理思路，安排下去執行，並定期跟進或給對方一個初步提交時間即可。

再來拿平時工作中寫文檔來舉例說明，比如：寫一篇較複雜版本迭代的PRD文檔，前提是還有其他的工作要並行進行。那麼，該版本的背景、目標、用戶需求、使用場景、功能規格和內容需求可由產品經理完成，剩下的結構層、框架層邏輯可交由產品專員完成即可。畢竟一個高級產品經理，更重要的能力是趨勢判斷、產品規劃、產品管理、數據運營等。

記住，做事情的邊界很關鍵，無論時間邊界還是范圍邊界，如果事必躬親，你會無休止的重複已熟練的工作而陷入焦灼狀態，未知領域又無法得到學習和鍛煉。

協調任務、分配任務是一件需要學習的事請，做好了，可以使你減輕壓力，事半功倍，隨著職位的提升，這也是一直要學習精進的事情。

再來說說完美匯報工作的方法和如何匯報困難工作。

二、完美匯報工作的方法

之所以要強調向上匯報的重要性，因為你不匯報領導，自己做這件事情時也會心裡沒底、焦慮，而且，領導也會和你一樣。這是正常現象，做不到合理的定期匯報，雙方都會陷入焦慮，沒安全感。時間久了，領導會把他心裡的優先級和預期成果，拿出來責問你怎麼安排和執行的工作，而問題就在於你未定期匯報。

正所謂做事要有節點，有階段計劃，一般以一周或兩週為單位，或者以一項任務的拆解幾部分作為匯報節點。

即你計劃做的每一件事，都要以質量高的工作匯報作為前提。所謂質量高，不是都完成後再去匯報，而是定期匯報，匯報內容包括已完成、正在做、困難、解決方案、下步計劃，這才是有進展的質量高的工作匯報。

記得剛入職公司時，會很頻繁的和領導溝通，匯報進度，調整工作計劃。而現在，更多的是管理團隊，自己安排工作計劃，也減少了匯報，領導也把權利和決策更多的交給自己。

但恰恰是現在，匯報工作才更加關鍵。此時的領導不會再關注細節，但更關注整體和階段工作的進展。定期匯報，且匯報要點，重要事情講清楚，想讓他了解到什​​麼和進度如何，一定要說明白，由整體到局部，有主次之分，即整體、細節、主、次，拿出來你認為重要的部分去匯報。

我發現：匯報完工作，自己過後的幾天工作狀態會很好。匯報完，你就可以踏實的安排你的工作。即使領導到時候有疑問，你可以有據可說，如你是怎麼安排的，如果不合理，請求領導告訴你該怎麼做，再調整。

千萬不要被領導的焦慮影響，就像你影響到你的下屬一樣。我發現：有時候問題真的不再下屬身上，而是領導自己出現問題。大部分的領導都會壓力很大，上對高層，下對底層，焦慮便會一直存在，所以，他們通常會把這種焦慮轉化到他人身上。

所以，接收“焦慮”的那個人，必須要有強大的心態，因為不是每次都會馬上想到問題本質而快速調整好自己的狀態。所以，在你還沒想清楚為什麼領導會反應這麼強烈的時候，怎樣讓自己心情不被影響，那就是對領導的態度不在乎，而是站在領導的立場思考本質問題，並將你的想法如實匯報，再按照他的安排調整即可。

你真誠的說出自己的想法時，領導也會感到愧疚。畢竟，作為一名足夠負責和優秀的員工，領導是不會為一件小事而大發雷霆的。況且，如果是業務技能掌握不透徹等造成的問題，那就接受這些不完美，畢竟你沒有逃避自己的不足，它們帶來的工作失誤可以直說，你的態度是誠懇的，並表達會通過不斷學習來精進。我想，一位好的領導是期望看到一名坦誠並努力的員工的。

三、工作中的困難更要匯報

我觀察過很多人向上匯報工作時，很少匯報工作中的困難部分和潛在風險。我分析是，他們可能怕告訴領導後，領導誤解自己故意誇大難度，抑或使領導懷疑自己的能力，抑或受到批評，從而逃避匯報工作中的困難。

• 首先，困難和潛在風險一定要匯報，這是肯定的；
• 其次，匯報的重點應該在你是經過權衡利弊選擇的此種方案，而這種方案雖然執行起來困難大，但是你們會全力以赴克服，且努力將潛在風險降到最低；而不是單純的匯報困難，而不給出領導你的A/B解決方案。

我想，給出解決方案的困難類工作匯報，不但讓領導肯定你的能力，還會對你的工作態度讚賞有加。

而且，有時候，你覺得困難、糾結好久的問題，因為領導所站角度不同，可能一句話告訴你可以這麼做，你內心疑慮便很快得到化解，也避免了掙扎所帶來的時間流失。領導的確喜歡能夠獨當一面、扛下事來的下屬，但是，也要做到凡事有個交代。

Tips：

1. WBS法，梳理工作，再執行；
2. 協同工作，他人優先；
3. 定期匯報工作，整體到局部，主次要區分，已完成、正在做、完成時間、困難、解決方案、下步計劃；
4. 匯報工作要坦誠，工作困難如實匯報。

畢竟在職場，美好的一天應該以自己工作產物、想法與他人建立鏈接為起點。把該安排給他人的工作安排好，需要向上匯報的工作梳理匯報，再開啟自己一天的工作，這樣你也不會陷入慌亂和焦慮。

所以，早晨上班，不要立馬投入到工作執行中，而是先梳理工作，找到下屬需要做的，並關注下下屬工作進展，據此安排工作。再看下整體進展，給領導匯報進度，讓領導心裡清楚你們的工作進展，再開始你自己一天的美好工作。

這就是好的職場人該有的狀態，對上，定期匯報工作；對下，實時把控進度，合理安排工作。